Модернизация системы электронного документооборота для СПбГУТ им. проф. М.А. Бонч-Бруевича

Краткое описание проекта

В 2018 году произвели внедрение Системы электронного документооборота в части управления договорной и закупочной деятельности. В результате проекта были автоматизированы процессы подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки, проекты договоров и технических заданий; согласование, утверждение и ведение реестра заявок на оплату, в привязке к договорами счетам, контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов.

В 2021 году руководство СПбГУТ приняло решение по развитию системы Электронного документооборота. Опираясь на предыдущий положительный опыт сотрудничества, в качестве исполнителя была выбрана наша компания, которая зарекомендовала себя как организация с большим опытом работ с высшими учебным заведениями и сотрудники которой обладают необходимыми знаниями и компетенциями.

Цели и задачи проекта

Цель развития СЭД – усовершенствование процессов управленческого документооборота в СПбГУТ в части согласования организационно-распорядительных, организационно-правовых и информационно-справочных документов на базе программного продукта «1С: Документооборот государственного учреждения».

Модернизированная СЭД должна обеспечивать решение задач:

• Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат;

• Возможность отслеживания нахождения документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов;

• Повышение прозрачности процессов документооборота и исполнительской дисциплины;

• Организацию единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с общим доступом к документам в соответствии с предоставленными правами;

• Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков;

• Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;

• Возможность формирования отчетной сводной информации о деятельности Университета в части подготовки и обработки документов по необходимым уровням и разрезам аналитики.

Ситуация до старта проекта

Не смотря на то, что в университете в 2018 году было произведено внедрение СЭД,  системой пользовались порядка 50-ти сотрудников в части управления договорной и закупочной закупочной деятельности. Процессы согласования, взаимодействия между подразделениями по-прежнему были в бумажном варианте, а это:

• потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;

• невозможность контролировать сроки исполнения задач;

• потеря времени на хождение сотрудников между кабинетами и корпусами для передачи бумажных версий документов и их исполнения и согласования.

Архитектура решения и масштаб проекта

Процесс модернизации СЭД состоял из 5 этапов:

Первый этап включал в себя переложение процессов и документов, автоматизация которых планировалась, в модель донастройки СЭД и формализацию ЧТЗ на модернизацию СЭД с указанием информации по структуре хранения документов и файлов, описание шаблонов бизнес-процессов.

Второй и третий этапы — проведение настройки программного продукта под требования к модернизации Системе электронного документооборота ВУЗа. А также проведение приемочных испытаний совместно с Заказчиком на предмет соответствия донастройки СЭД Частному техническому заданию.

Четвертый этап – обучение сотрудников вуза, будущих пользователей Системы, работе в СЭД.

Пятый этап – запуск в опытно-промышленную эксплуатацию расширенной Системы электронного документооборота.

Результаты проекта

В рамках реализации проекта по развитию Системы электронного документооборота были автоматизированы процессы управления организационно-правовыми документами, организационно-распорядительными документами, информационно-справочными документами, настроена функция бронирования помещений,  в электронный вид переведено более 30 документов.

В апреле 2022 г. новый функционал был принят в эксплуатацию, благодаря нему обеспечивается дальнейшая эффективная работа учреждения. По результатам проекта в Системе электронного документооборота работают более 250-ти пользователей.