Правила деловой переписки

Деловая переписка отражает уровень профессионализма человека и показывает его отношение к собеседнику. Согласитесь, если письмо написано небрежно, в нем перепутали имя, допустили несколько ошибок — это испортит впечатление об отправителе.

1. Указывайте тему письма. Это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении.

2. Обращайтесь по имени. Обезличенное письмо создает ощущение рассылки.

3. Делите текст на абзацы. Сплошное полотно текста трудно для восприятия. Любой текст нужно делить на смысловые блоки — абзацы. Так визуально текст будет выглядеть более читабельным.

4. Выбирайте простой шрифт. Не стоит использовать вычурные шрифты, затрудняющие восприятие сути сообщения.

5. Избегайте сложных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — краткими. Чем короче предложение, тем лучше усваивается смысл.

6. Откажитесь от речевых штампов и канцеляризмов. Чаще всего они просто раздражают получателей и усложняют восприятие смысла.

7. Соблюдайте орфографию и пунктуацию. Перечитывайте письма, используйте сервисы для автоматический проверки, исправляйте ошибки и опечатки.

8. Называйте понятно прикрепленные файлы. Называйте прикрепленные файлы так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор.

9. Уважайте читателя. В деловой переписке нельзя допускать фамильярность. Уважение — это не только обращение на «вы», но ещё и проявление заботы о читателе. Он не должен тратить время на улавливание сути в канцелярском тексте с кучей ошибок или уточнять, где файл, который забыли прикрепить.