Внедрение системы электронного документооборота для клинической больницы Святителя Луки

Краткое описание проекта

В 2022 году руководство СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки приняло решение о внедрении си­сте­мы элек­трон­но­го до­ку­мен­то­о­бо­ро­та на ба­зе про­дук­та «1С:Документооборот го­су­дар­ствен­но­го учреждения» 2.0. Новая система позволила отслеживать контрольные точки маршрута задач — у кого на данный момент находится задача, как давно он ее получил и определен срок исполнения либо неисполнения задач. Настроены схемы процессов для всех видов документов, что позволило автоматически запускать документы в обработку. Организован процесс работы с блоком Закупочной документации — для руководства СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки это был важный момент, так как многие заявки на закупку терялись, и руководству было сложно отследить, в каком статусе находится процесс закупки. Организована работа с входящей корреспонденцией.

Также был разработан механизм для загрузки входящей корреспонденции и контрагентов из ЕСЭДД.

Цели и задачи проекта

Цель внедрения СЭД — оптимизация существующих процессов управления документами в СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки и эффективное выстраивание новых БП.

Задачи, которые должна решать Система:

· Ведение реестров входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с принятой практикой в электронном виде с целью сокращения объемов бумажного документооборота;

· Организация единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с целью обеспечения унификации процедур подготовки, обработки и хранения документов

· Формирование единой точки доступа к документам организации;

· Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков;

· Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;

· Улучшение процесса направления документа исполнителю с целью сокращения временных затрат на процессы обработки документов, такие как: ознакомление, рассмотрение, наложение резолюции, назначение на исполнение, обработка поручения, предоставление отчета о результате исполнения документа;

· Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат;

· Возможность отслеживания нахождения документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов;

· Приведение процессов к единой форме, связанных с учетом договоров (таких как: инициирование документа; подготовка документа; рассмотрение; утверждение; регистрация документа) с целью сокращения временных затрат по процессу;

· Повышение общего уровня эффективности делопроизводства за счет оптимизации бизнес-процессов по обработке документов и автоматизации контроля исполнительской дисциплины.

Ситуация до старта проекта

· Потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;

· Невозможность контролировать сроки исполнения задач;

· Потеря времени на хождение сотрудников между кабинетами и корпусами для передачи бумажных версий документов и их исполнения и согласования;

· Отсутствие прозрачности деятельности закупочной документации;

· Отсутствие единой информационной базы для ведения документооборота и делопроизводства всего учреждения.

Архитектура решения и масштаб проекта

Процесс внедрения СЭД состоит из 4 этапов:

Первый этап включает в себя проведение интервьюирования Заказчика с целью формирования состава исходных данных для настройки Системы. Формализация и согласование частного технического задания на внедрение Системы.

Второй этап — проведение настройки программного продукта под согласованные требования к Системе и проведение приемочных испытаний совместно с Заказчиком на предмет соответствия организации СЭД Частному техническому заданию.

Третий этап — обучение сотрудников СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки, будущих пользователей Системы, работе в СЭД по группам.

Четвертый этап — запуск в опытно-промышленную эксплуатацию Системы электронного документооборота.

Результаты проекта

· Сокращение времени передачи поручений от руководства;

· Повышение эффективности взаимодействия между структурными подразделениями;

· Снижение количества просроченных документов;

· Снижение количества «потерянных» документов;

· Снижение затрат на расходные материалы для оргтехники;

· Сокращение скорости согласования документов и задач;

· Сокращение времени поиска документов;

· Сокращение времени формирования отчетных документов (ежемесячных, ежеквартальных, ежегодных, по требованию).

· Выросла управляемость закупочной деятельностью.