Внедрение системы электронного документооборота для клинической больницы Святителя Луки
120 рабочих мест
Заказчик
Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение здравоохранения Клиническая больница Святителя Луки
Сроки
08.04.2022-31.12.2022
Локация
СЗФО
В 2022 году руководство СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки приняло решение о внедрении системы электронного документооборота на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» 2.0. Новая система позволила отслеживать контрольные точки маршрута задач — у кого на данный момент находится задача, как давно он ее получил и определен срок исполнения либо неисполнения задач. Настроены схемы процессов для всех видов документов, что позволило автоматически запускать документы в обработку. Организован процесс работы с блоком Закупочной документации — для руководства СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки это был важный момент, так как многие заявки на закупку терялись, и руководству было сложно отследить, в каком статусе находится процесс закупки. Организована работа с входящей корреспонденцией.
Также был разработан механизм для загрузки входящей корреспонденции и контрагентов из ЕСЭДД.
Цели и задачи проекта
Цель внедрения СЭД — оптимизация существующих процессов управления документами в СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки и эффективное выстраивание новых БП.
Задачи, которые должна решать Система:
· Ведение реестров входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с принятой практикой в электронном виде с целью сокращения объемов бумажного документооборота;
· Организация единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с целью обеспечения унификации процедур подготовки, обработки и хранения документов
· Формирование единой точки доступа к документам организации;
· Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков;
· Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;
· Улучшение процесса направления документа исполнителю с целью сокращения временных затрат на процессы обработки документов, такие как: ознакомление, рассмотрение, наложение резолюции, назначение на исполнение, обработка поручения, предоставление отчета о результате исполнения документа;
· Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат;
· Возможность отслеживания нахождения документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов;
· Приведение процессов к единой форме, связанных с учетом договоров (таких как: инициирование документа; подготовка документа; рассмотрение; утверждение; регистрация документа) с целью сокращения временных затрат по процессу;
· Повышение общего уровня эффективности делопроизводства за счет оптимизации бизнес-процессов по обработке документов и автоматизации контроля исполнительской дисциплины.
Ситуация до старта проекта
· Потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;
· Невозможность контролировать сроки исполнения задач;
· Потеря времени на хождение сотрудников между кабинетами и корпусами для передачи бумажных версий документов и их исполнения и согласования;
· Отсутствие прозрачности деятельности закупочной документации;
· Отсутствие единой информационной базы для ведения документооборота и делопроизводства всего учреждения.
Архитектура решения и масштаб проекта
Процесс внедрения СЭД состоит из 4 этапов:
Первый этап включает в себя проведение интервьюирования Заказчика с целью формирования состава исходных данных для настройки Системы. Формализация и согласование частного технического задания на внедрение Системы.
Второй этап — проведение настройки программного продукта под согласованные требования к Системе и проведение приемочных испытаний совместно с Заказчиком на предмет соответствия организации СЭД Частному техническому заданию.
Третий этап — обучение сотрудников СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки, будущих пользователей Системы, работе в СЭД по группам.
Четвертый этап — запуск в опытно-промышленную эксплуатацию Системы электронного документооборота.
Результаты проекта
· Сокращение времени передачи поручений от руководства;
· Повышение эффективности взаимодействия между структурными подразделениями;
· Снижение количества просроченных документов;
· Снижение количества «потерянных» документов;
· Снижение затрат на расходные материалы для оргтехники;
· Сокращение скорости согласования документов и задач;
· Сокращение времени поиска документов;
· Сокращение времени формирования отчетных документов (ежемесячных, ежеквартальных, ежегодных, по требованию).
· Выросла управляемость закупочной деятельностью.