Развитие региональной государственной ИС «Единая система учетных процессов получателей средств областного бюджета» в части электронного документооборота

Краткое описание проекта

В рамках развития региональной государственной ИС «Единая система учетных процессов получателей средств областного бюджета» (РГИС «ЕСУП») проведена оптимизация электронного документооборота и повышение эффективности управления бюджетными процессами Нижегородской области. Были внедрены 88 обновлений, обеспечивающих расширение функциональных возможностей системы. Реализован единый механизм хранения и обмена электронными документами, включая 47 форм документов и 83 печатных формы.

Цели проекта

Создание региональной государственной информационной системы «Единая система учетных процессов получателей средств областного бюджета» (РГИС «ЕСУП») было произведено в целях реализации программы «Информационное общество Нижегородской области», соответствия Приказу Минфина России от 15.04.2021 №61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и методических указаний по их формированию и применению», а также с целью поддержания устойчивого развития.

Задачи проекта

Проект позволил решить комплекс задач.

1. Мониторинг деятельности учреждений:

- получение сводных и детализированных отчетов по любому учреждению;

- проведение безвыездной проверки любого учреждения со стороны контролирующих организаций.

2. Эффективность финансовых расходов, в том числе за счет оптимизации численности штата сотрудников бухгалтерий и содержание IT – инфраструктуры.

3. Управление человеческим (кадровым) капиталом с применением современных цифровых платформ и сервисов:

- подбор;

- обучение;

- повышение квалификации;

- взаимозаменяемость.

4. Установление единых правовых и методологических основ:

- внедрение единых принципов, регламентов и нормативов работы сотрудников.

Ситуация до старта проекта

1. Неполное покрытие Нижегородского региона в части автоматизации централизованного учета и формирования сводной отчетности.

2. Быстроменяющееся объемное количество нормативно-справочной информации.

3. Потребность в увеличении темпов повышения оперативности и качества исполнения бюджетных процессов, в частности, связанной с учетом и отчетностью.

4. Большой объем переводимых учреждений для оптимизации деятельности сотрудников учреждений за счет принципа однократного ввода данных.

5.Необходимость оптимизации хранения служебной и отчетной информации, используемой при ведении учета.

6. Неполная прозрачность информационной среды ведения финансово-хозяйственной деятельности учреждений.

Архитектура решения и масштаб проекта

Были разработаны 88 обновлений по расширению функциональных возможностей для конечных пользователей РГИС «ЕСУП».

Ключевым фактором успешности внедрения инициатив является выработка специализированной методологии ведения проекта для быстрого запуска новых функций системы.

Адаптация:

- пользователям, которые не выполняют функций бухгалтера не требуется доступ в 1С: БГУ для создания, подписания и голосования по ЭДО;

- отсутствуют риски потерь данных;

- отсутствует зависимость от потери работоспособности какой-либо из систем, вплоть до исключения данной зависимости;

- разработаны и внедрены шаблоны всех 47 форм документов и 83 печатных форм.

В части хранения электронных документов

- Блок электронного документооборота обеспечивает единый пункт хранения и обмена файлами вложений ЭД, а также сертификата открытого ключа подписи вместе с ЭП вложений.

- Единое файловое хранилище (ЕФХ) предусматривает кодификацию и маркировку файлов при размещении файлов-вложений Системами-источниками в ЕФХ, позволяющих идентифицировать следующие данные:

1. тип, номер и дата документа, который содержит комплект файлов вложений;

2. код Системы-источника, размещающей вложения; 

3. уникальный идентификатор ЭД Системы-источника, размещающей вложения; 

4. дата и время размещения вложений в ЕФХ.

- Присвоение уникальных идентификаторов создаваемым файлам вложений при их размещении в ЕФХ.

- Прием и хранение файлов вложений ЭД.

- В пользовательском интерфейсе ЕФХ предусмотрены следующие функции:

1. отображение файлов в иерархической структуре по Системам-источникам, типам документов и году документа с возможностью изменения порядка сортировки структуры в интерактивном режиме;

2. поиск и фильтрации файлов вложений по атрибутам;

3. формирование и сохранение файла-архива в формате zip, содержащего файл с данными вложений.

 Особенности и уникальность проекта

1. Гибкость. Модульная архитектура позволяет адаптировать систему под конкретные потребности государственных и муниципальных учреждений.

2. Простота использования. Интуитивно понятный интерфейс и качественная документация облегчает работу пользователей.

3. Автоматизация процессов. Автоматизация бизнес-процессов по единой утвержденной методологии, что сокращает затраты времени и ресурсов.

4.Облачные технологии. Снижение затрата на инфраструктуру за счет поддержки облачных решений для удаленного доступа.

5. Аналитика и отчетность. Расширенные инструменты для анализа данных и формирования отчетов в режиме реального времени

6. Интеграция. Легкость интеграции с другими системами и сервисами, включая онлайн-кассы и банковские системы.

7. Использование при обеспечении работы ПП отечественного ПО в части технологической независимости.

Результаты проекта

Социальный эффект:

- повышение квалификации сотрудников бухгалтерских и кадровых служб;

- унификация требований к квалификации персонала.

Финансово-экономический эффект:

- уменьшение затрат на сопровождение и обслуживание информационных систем за счет технологической централизации;

- сокращение затрат на закупку и сопровождение инфраструктуры;

- наличие аналитической подсистемы с доступом к информации по фонду оплаты труда государственных учреждений, а также по другим статьям расходов учреждений и показателям.

 Технологический эффект:

- унификация операций по сопровождению и обслуживанию информационных систем за счет технологической централизации;

- функция мониторинга и контроля учетных данных в реальном времени, снижение затрат на обеспечение внутреннего государственного финансового и ведомственного контроля;

- повышение финансовой дисциплины внутри самих учреждений за счет возможности сквозного мониторинга.

Готовое облачное решение РГИС ЕСУП имеет высокую степень тиражируемости в виду разработанной единой конфигурации решений по «1С: Бухгалтерия государственного учреждения», «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения», «1С: Документооборот государственного учреждения».

Преимущества подключения для учреждений:

- простота подключения;

- возможность конвертации из других программных продуктов;

- упрощение учета со стороны централизованной бухгалтерии.

Подсистема Единого файлового хранилища обеспечивает реализацию следующих функций:

- хранения файлов вложений электронных документов;

- приема и хранения электронных подписей;

- взаимодействия с Системами-источниками.

Результатом внедрения блока электронного документооборота стало обеспечение организации процессов создания, представления и обработки учетных документов в электронном виде.